Med deklarationsprogrammen kom SIE
Runt 1990 exploderade marknaden för deklarationsprogram i Sverige. Önskemål uppstod givetvis att överföringen mellan bokföringsprogram och deklarationsprogram skulle ske automatiserat. I ett första skede försökte skatteprogramtillverkarna skriva s k filterprogram som transformerade respektive bokföringsprograms resultat- och balansrapporter till en form som kunde användas av deklarationsprogrammet. Dessa program blev unika för varje kombination av bokförings- och skatteprogram.
Eftersom bokföringsprogrammen då och då förändrades blev det omöjligt för skatteprogramtillverkarna att utveckla och underhålla alla dessa filer. I stället tog de fram speciella filformat för dataimport. Bokföringsprogramtillverkarna gavs möjlighet att själva ta fram exportrutiner.
Dessa filformat hade två uppenbara nackdelar. Den ena var att filformatet var unikt för varje skatteprogram. Den andra var att adresseringen i dessa filer baserade sig på fältets plats i blanketten. Mycket av datasammanställningen fick göras i bokföringsprogrammet. Varje blankettförändring eller uppdatering av skatteprogrammet innebar därför att exportrutinen blev oanvändbar och måste programmeras om. Användarnas versioner av bokförings- och skatteprogram var därför sällan i fas.
SIE-formatet blev lösningen på detta problem. Bokföringsprogrammen exporterar nu en rå balans- och resultaträkning till en enkel men mycket strikt definierad textfil. Från denna kan skatteprogrammen hämta alla kontosaldon. Med hjälp av kontoplanens klassificering i olika intäkts-, kostnads-, tillgångs- och skuldslag kan skatteprogrammet därefter sammanställa uppgifterna till lämpliga poster i deklarationen. Att vi i Sverige har en etablerad standardiserad kontoplan (BAS-kontoplanen) gjorde detta möjligt.
Utvidgning av standarden
SIE-formatet blev snabbt populärt och det kom tidigt önskemål om att komplettera filformatet med ytterligare uppgifter. Det ursprungliga SIE-formatet, som numera kallas typ 1, innehöll endast årssaldon. SIE-formatet utökades med periodsaldon (typ 2), objektsaldon (typ 3) samt export av transaktioner (typ 4).
Specifikationen av filinnehållet är en väl avvägd kompromiss. Det förekommer stora variationer i ekonomisystemens lagringsstrukturer. Samtidigt förekommer många gemensamma nämnare. I SIE-formaten har vi tagit fasta på dessa och baserat uppgifterna på redovisningsprogrammens största gemensamma nämnare.
Vi har velat att så mycket som möjligt av den tillgängliga informationen ska kunna representeras i SIE-filen på ett generellt och generiskt sätt. Det är dock olyckligt om ett läsande program måste hantera alltför många olika varianter. Risken är då att de inläsande programmen endast hanterar de vanligaste varianterna eller att programmen blir svårtestade. Varianter gör att antalet möjliga kombinationer växer exponentiellt. Därför blir program med omfattande varianthantering av nödvändighet delvis otestade.
Från att ha varit inriktade på överföring till skatteprogram har SIE-filerna blivit en universell datakälla för alla typer av eftersystem. Analys-, revisions-, boksluts- och skatteprogram kan använda samma SIE-fil för åtkomst av redovisningsdata. Att redovisningsinformationen ska göras tillgänglig på ett generellt sätt, utan att vara inriktat på ett specifikt användningsområde, är en av de grundläggande principerna i SIE-formaten.
Import av transaktioner
Önskemål uppstod även kring ett generellt filformat för att föra in transaktioner i redovisningen, och även ett sådant filformat togs fram.
Genom den strikta definitionen av posterna, och genom att representationen sker på ett sätt som är begripligt för samtliga redovisningsprogram, har vi lyckats få ett filformat som tillåter överföring av bokföringsorder från godtyckligt försystem, t ex ett löne- eller faktureringsprogram, till godtyckligt redovisningsprogram. Idag stöder systemen ofta import/export av SIE-filer via Apier vilket innebär att det inte längre krävs manuella hantering.
Att gasa, bromsa och gasa
Från att SIE-Gruppen fungerat som en kreativ och innovativ grupp har rollen förändrats kraftigt. Efter ett antal år av utpräglat förvaltande roll har tidens nya krav åter gjort SIE till en mycket konstruktiv organisation. Idag står målsättningen att inom överskådlig framtid avskaffa verifikationspärmen och flytta in den som en inbäddad del i bokföringsfilen. Att skapa det kvittolösa samhället.
En styrka i SIE-formatet är att förbättringar införs med mycket varsam hand. SIE är ett standardiseringsorgan och det handlar om att hitta enighet om tillämpningen av känd teknik.